Financiële ondernemingen zoals banken, verzekeraars, beleggingsondernemingen, bemiddelaars en financieel adviseurs, hebben te maken met zorgplicht. Hoe kun je aantonen dat je aan – een deel van – je zorgplicht hebt voldaan?
Verstrekkende gevolgen
De zorgplicht beschermt klanten bij het aanschaffen van financiële producten en diensten. Immers, financiële beslissingen kunnen verstrekkende gevolgen hebben en zo’n beslissing moet je dan ook weloverwogen nemen. Aan de professional in de branche de schone taak het belang van de klant voorop te stellen.
Verplichtingen onder de zorgplicht
De zorgplicht omvat een aantal verplichtingen. Zo moet de financiële onderneming bijvoorbeeld vaststellen of een persoon in staat is om de risico’s van een financiële dienst te begrijpen. Ook is er een verplichting tot passend advies, een onderzoeksverplichting – KYC – en een waarschuwingsverplichting. Tenslotte is er nog een informatieverplichting. Handel je in strijd met de zorgplicht, dan kan je aansprakelijkheid gesteld worden, met alle vervelende gevolgen van dien.
Mijn-omgeving niet toereikend
Om aan te tonen dat je aan de informatie- en waarschuwingsverplichting hebt voldoen, kun je natuurlijk van een Mijn-omgeving gebruik maken. Het nadeel is dat de gemiddelde Nederlander maar liefst dertien verschillende Mijn-omgevingen heeft – denk aan Mijn Overheid, Mijn Bank, Mijn Telefoon. Elke Mijn-omgeving heeft weer andere inloggegevens en we hoeven niemand uit te leggen hoe vervelend dat is. Bovendien: hoe vaak checkt iemand die Mijn-omgeving en hoe toon je aan dat iemand de informatie die je in de Mijn-omgeving hebt neergezet ook daadwerkelijk heeft gezien? Er is immers een juridisch verschil tussen de ontvangsttheorie en de verzendtheorie. In een Mijn-omgeving is de ontvanger niet verplicht om kennis te nemen van de inhoud. Met een Aangetekende Mail ligt de bewijslast bij de ontvanger. Bovendien moeten veel juridische documenten bij wet ‘schriftelijk’ worden verzonden en de inzet van een Aangetekende Mail voldoet aan die schriftelijkheidvereiste.
Sluit aan op de dagelijkse praktijk
Door aan te sluiten op een kanaal dat vrijwel iedereen wel continu gebruikt – e-mail – maak je het leven van je klant een stuk gemakkelijker. Maar als je een gewone mail verstuurt, weet je niet honderd procent zeker dat de communicatie veilig verloopt en ook op de juiste manier is aangekomen. Je weet ook niet zeker dat de inhoud niet is gemanipuleerd en dat de afzender ook ècht de afzender is. Om die reden zetten diverse financiële instellingen – waaronder Nationale Nederlanden, ABN Amro en KBC Bank, om maar een paar voorbeelden te noemen – dagelijks en met succes Aangetekend Mailen in op hele uiteenlopende processen om zodoende te voldoen aan de gestelde van de Wet Financieel Toezicht. Immers, met Aangetekend Mailen kun je eenvoudig, beveiligd en rechtsgeldig communiceren met je klanten én aantonen wat je wanneer en met wie hebt gecorrespondeerd.
eIDAS-gekwalificatie
Aangetekend Mailen is de enige dienst in Nederland die is gekwalificeerd om elektronische aangetekende zending mogelijk te maken. Wij zijn eIDAS-gekwalificeerd als vertrouwensdienstverlener en ondergaan uitgebreide audits, die veel verder gaan dan de standaard ISO27001-certificering. Naast de periodieke audit staan wij, ook wel aangemerkt als ‘qualified Trust Service Provider’, onder toezicht van het Agentschap Telecom die de kwaliteit van gekwalificeerde vertrouwensdiensten en dienstverleners waarborgt in Nederland.
Nieuwsgierig?
Wil je eens verder praten over wat Aangetekend Mailen voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.
