Privacy en cookieverklaring

Via de diensten van Aangetekend B.V., gevestigd te Utrecht aan de Computerweg 22 met postcode 3542 DR en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52455289, worden persoonlijke gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt.

Aangetekend B.V. vindt het van het grootste belang om uw privacy onder alle omstandigheden te beschermen. De verantwoordelijkheid van Aangetekend B.V. op dit gebied ziet u terug in deze privacy en cookieverklaring. Hierin wordt uitgelegd welke gegevens er worden verzameld en gebruikt, op welke manier en met welk doel.

Het is belangrijk te vermelden dat Aangetekend B.V. slechts als ‘bezorger’ optreedt aangaande het mailverkeer tussen zender en ontvanger: op geen enkel moment in het proces kunnen medewerkers van Aangetekend B.V. kennisnemen van de inhoud van een Aangetekende dan wel Beveiligde Mail. Meer algemene informatie over de diensten Aangetekend Mailen (Plus) – Beveiligd Mailen – Grote bestanden Mailen en de Digitale handtekening vindt u op de website: https://www.aangetekendmailen.nl. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 juli 2022.

Toepasselijkheid

Deze privacy en cookieverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u mondeling of schriftelijk aan ons (Aangetekend B.V.) verstrekt, bijvoorbeeld via een aanvraag tot nadere informatie, contactformulier of opdrachten die u bij ons plaatst. Wij hechten – zoals eerder aangegeven – groot belang aan de privacy van onze (potentiële) afnemers en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van de persoonsgegevens. Wij verwerken data overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Overzicht persoonsgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• IP-adres van een websitebezoeker;
• Geboortedatum (enkel in combinatie met het gebruik van iDIN, eID of itsme);
• Woonplaats (enkel in combinatie met het gebruik van iDIN, eID of itsme);
• Telefoonnummer (bij een commerciële info aanvraag of 2FA via SMS);
• Gegevens die worden verwerkt via cookies (zie de cookie tabel voor meer informatie).

Doel en grondslagen verwerking persoonsgegevens

Aangetekend B.V. verwerkt uw gegevens enkel wanneer wij hier een rechtsgeldige grondslag voor hebben. Wij verwerken uw gegevens bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of wordt. Tevens is het mogelijk dat wij gegevens verwerken omdat wij hier zelf een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld omdat wij een commercieel bedrijfsbelang hebben. Daarnaast kan er op ons een wettelijke verplichting rusten om uw 2 persoonsgegevens te verwerken. Ook kan het natuurlijk zo zijn dat u ons toestemming heeft gegeven voor een bepaalde specifieke verwerking.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het inloggen en verifiëren/authentiseren van gebruikers van de dienst, zodat wij de dienst optimaal aan u kunnen aanbieden en de overeenkomst met u kunnen uitvoeren;
• Communicatie tussen ons en de afnemers alsmede prospects, zodat wij de door u opgevraagde informatie kunnen aanleveren en een eventuele overeenkomst met u kunnen (gaan) uitvoeren;
• Het monitoren en auditen van de dienst, zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren en onze dienstverlening adequaat aan u kunnen aanbieden;
• Het kunnen verlenen van support, bijvoorbeeld via Teamviewer, zodat wij u kunnen helpen wanneer dit noodzakelijk is om gebruik te maken van onze dienst. Wij zullen overigens Teamviewer enkel inschakelen met uw nadrukkelijke toestemming;
• Het kunnen analyseren van statistieken en optimaliseren van de dienst, indien niet geanonimiseerd, maar daarbij vragen wij voorafgaand uw toestemming;
• Het verzenden van onze nieuwsbrief, zodat wij u op de hoogte kunnen houden over onze dienstverlening. Wij doen dit enkel met uw voorafgaande toestemming;
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is ter uitvoering van onze dienstverlening, bijvoorbeeld bij een noodsituatie of als een autorisatie nader gecontroleerd moet worden;
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten bijvoorbeeld bij een belangrijke wijziging in de software.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De betreffende bewaartermijnen worden door ons opgeslagen in het verwerkingsregister. Wanneer er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, dan houden wij ons aan deze termijn, zoals met name de fiscale bewaarplicht. In onze Algemene Voorwaarden worden de standaard bewaartermijnen aangegeven. Deze kunnen op verzoek van de afnemer worden verlengd.

Verstrekking aan derden

Wij kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend delen met derden als dit verenigbaar is met de hierboven genoemde doelen. Verstrekking aan derden kan noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met u sluiten, noodzakelijk zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons, of noodzakelijk zijn om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting die op ons rust.

De volgende derden verwerken uw persoonsgegevens:

• Onze cookie-dienstverleners (zie hieronder);
• Onze softwareleveranciers;
• Onze hostingpartij;
• Onze IT-dienstverleners;
• Onze betalingsdienstverlener;
• Onze partners.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven evenwel verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Buiten de voorgaande situaties verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan andere derden met uw nadrukkelijke toestemming.

Derden buiten de EU

Om onze diensten te verlenen kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Belangrijk: Privacy Shield

Wij zijn ons ervan bewust dat het Privacy Shield ongeldig is verklaard op 16 juli 2020 door het Hof van Justitie van de Europese Unie. Onlangs werd aangekondigd dat de EU en VS een principeakkoord hebben gesloten over een vervanger van het Privacy Shield: het Trans-Atlantic Data Privacy Framework. Onder meer gelet op het belang van gegevensuitwisseling voor de internationale handel, onderhandelen de EU en VS al langere tijd over een opvolger van het Privacy Shield. Op 25 maart 2022 kondigden Von der Leyen en Biden een principeakkoord aan voor het Trans-Atlantic Data Privacy Framework. De precieze invulling van deze afspraken is nog niet bekend, op dit moment ligt er nog slechts een politieke aankondiging van het akkoord. Die invulling zal waarschijnlijk ook nog enige tijd op zich laten wachten. Eerst zijn nog aanpassingen in (Amerikaanse) wetgeving nodig.

Wij zijn momenteel bezig met het onderzoek naar de effecten en mogelijkheden die wij als organisatie kunnen treffen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Zodra hier meer duidelijk over is, passen wij onze werkwijze én privacy en cookieverklaring hierop aan.

Nieuwsbrief

Periodiek geven wij een nieuwsbrief uit. In de nieuwsbrief leest u nieuwtjes, tips en informatie over onze dienst. U wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam. Wij bewaren deze informatie totdat u het abonnement opzegt. Dat abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat daartoe een afmeldlink.

Optimalisering

Uw gegevens worden door ons ook gebruikt voor de optimalisering van onze dienstverlening. Uw persoonsgegevens worden in dat kader geanonimiseerd en zijn dus niet meer tot u of uw organisatie herleidbaar. Uw gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden, tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein, eenvoudig bestand dat met pagina’s van de website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw apparaat wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.
• Analytische cookies: met deze cookies kunnen wij onze website optimaliseren, de cookies inventariseren hoe onze website wordt gebruikt, zodat we die informatie kunnen gebruiken om de website te verbeteren.
• Marketing cookies: wij plaatsen cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
  

In de tabel in de PDF dat onder deze tekst staat, is een overzicht opgenomen van de cookies die wij gebruiken met daarbij aangegeven wat het doel is, welk type het is en wat de bewaartermijn is.

Voor zover wij dat verplicht zijn, vragen wij om uw akkoord voor het gebruik van cookies. Met andere bedrijven die in relatie tot ons cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies.

Social media buttons

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen op sociale netwerken als LinkedIn en Facebook. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk LinkedIn zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Graag verwijzen wij u hiervoor naar de privacy en cookieverklaring van respectievelijk Facebook en LinkedIn (welke overigens regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met uw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Facebook en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Cookies in- en uitschakelen

U kunt via de browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige opties van onze website werken dan mogelijk niet goed meer. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn, passen de beveiliging steeds aan indien nodig, en letten goed op wat er mis kan gaan. Qua informatiebeveiliging zijn wij zowel eIDAS-certified als ISO27001 gecertificeerd.

Uw rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie onze contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: u kunt uw toestemming altijd eenvoudig intrekken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor uw gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren. Die identificatie kan bijvoorbeeld door middel van een kopie van uw paspoort. Zorg er in dat geval voor dat het Burgerservicenummer onleesbaar is en daarnaast dat u door middel van een soort watermerk u duidelijk het doel en de datum van de kopie vermeldt.

Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen op uw verzoek reageren. Mocht deze termijn verlengd moeten worden om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek dan zullen wij binnen uiterlijk drie maanden reageren. In dat geval zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Websites van derden

Deze privacy en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links vanaf onze website bezocht kunnen worden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacy en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Als wij deze verklaring aanpassen, dan zullen wij dat melden op onze website. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Contact

Heeft u vragen? Dan kunt u terecht bij onze organisatie:

Aangetekend B.V.
Computerweg 22
3542 DR Utrecht
The Netherlands

info@aangetekendmailen.nl
Telefoon +31 (0)30 200 68 38

Download privacy en cookieverklaring

Download hier de Privacy en cookieverklaring van Aangetekend B.V.

Download privacy en cookie Statement

Download de Privacy and cookie Statement of Aangetekend B.V. English

Cookie tabel