Rechtsgeldig digitale post
Utrecht – Documenten per post versturen is eigenlijk niet meer van deze tijd, vinden ze bij Aangetekend Mailen. ,, Het is omslachtig en tijdrovend”, stelt oprichter Philip Voogt, die het bedrijf runt met partner Wouter van den Brink. ,,Ons systeem maakt beveiligde en rechtsgeldige digitale correspondentie mogelijk.”
De functie wordt in het bestaande mailsysteem van klanten gebouwd. Als medewerkers een mail versturen kunnen ze kiezen of ze documenten via een normale of aangetekende mail willen versturen. Ook kunnen ze eventueel een digitale handtekening toevoegen waarmee de bijlage rechtsgeldig ondertekend kan worden. Wanneer de ontvanger de aangetekende mail heeft geaccepteerd en geopend, krijgt de verzender daarvan bericht.
Klanten van de dienst variëren van banken, verzekeraars, de overheid en juridische dienstverleners tot mkb-bedrijven en grote corporates. Voogt ziet dat klanten de dienst voor verschillende doeleinden gebruiken. ,, 85 tot 90% van de mails die we via ons systeem wegsturen waren oorspronkelijk geen aangetekende poststukken”, ziet hij. ,,Veel klanten vinden het fijn dat ze zicht hebben op hun uitgaande mail; als je een brief per post verstuurt, weet je toch nooit zeker wat daarmee gebeurt.”
Een ander voordeel is de tijdswinst die de digitale correspondentie met zich meebrengt. ,,Als documenten met de postbode meegaan, moet het allemaal voor het einde van de middag de deur uit zijn. Mails kun je ook in het weekend of ’s avonds sturen. En we kunnen de dienst ook in bestaande processen integreren waardoor bijvoorbeeld facturen, aktes of polissen automatisch verzonden worden.”
Veiligheid is een belangrijke pijler bij het bedrijf. ,,We ondergaan op dit moment een audit om ons te kwalificeren als Qualified Electronic Delivery Service. Naar alle waarschijnlijkheid maken we begin volgend jaar onderdeel uit van de Europese Trust List, dat is de hoogste internationale stempel op dit gebied.” Deze kwalificatie heeft het bedrijf nodig om de Belgische markt volledig te kunnen veroveren. ,,België is eigenlijk de enige markt waar om een dergelijke gekwalificeerde versie van onze dienst wordt gevraagd. In onze andere markten horen we die vraag niet terug.”
Naast België richt aangetekend Mailen zich actief op de Ierse markt, ook de Franse, Spaanse en Duitse markt worden bediend. De focus voor 2019 ligt op het actief uitzetten van de dienst in Duitsland en Engeland. ,,Voor de internationale markt werken we met lokale partners, zoals met KPN in Nederland, die de dienst voor ons distribueren”, vertelt Voogt. ,, Zij hebben al een groot netwerk waar ze onze dienst makkelijk in af kunnen zetten.”
In principe werkt de dienst in elk land hetzelfde. ,,Maar op detailniveau zijn er wel verschillen”, deelt Voogt. ,,Zo is het in Frankrijk verplicht om een aangetekende mail te kunnen weigeren. Je zou denken dat je zo’n mail dan gewoon verwijdert, maar zo werkt dat niet. We hebben daarom een weigerknop toegevoegd om de mails officieel te kunnen afwijzen. Zo’n wijziging wordt dan meteen in al onze markten doorgevoerd, want we hebben een generiek product. Alleen de taal passen we aan.”
Door: Sophie Zimmerman
