Juridische waarde
Om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen is het bij het digitaal mailverkeer van documenten belangrijk om te borgen dat het bericht zonder inbreuken of andere manipulaties overkomt bij de ontvanger. Daarnaast is het in juridische procedures belangrijk om precies te weten wie de verzender en wie de ontvanger is en daarnaast op welke tijdstippen het document is verzonden respectievelijk ontvangen dan wel ontvangen had kunnen worden. Zo’n gedegen oplossing levert Aangetekend B.V. met Aangetekend Mailen en Beveiligd Mailen.
Aangetekend BV heeft een notering op de EU Trust List als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die een gekwalificeerde vertrouwensdienst, digitaal aangetekende zending (qualified Electronic Registered Delivery Service (qERDS), verleent en van het toezichthoudende orgaan, Agentschap Telecom, de status gekwalificeerde heeft gekregen conform de eIDAS-Verordening. Aangetekend BV heeft als enige partij in NL een qERDS notering op de EU Trust list: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/NL
De eIDAS-Verordening, wat is het?
Om het vertrouwen in het elektronisch verkeer tussen burgers, bedrijven en overheden in Europa te vergroten, is sinds 2016 de zogenaamde eIDAS-Verordening van kracht. Die Verordening stelt zware eisen aan de uitvoering van een vijftal vertrouwensdiensten waaronder de elektronisch aangetekende zending. eIDAS staat voor electronic IDentification, Authentication and trust Services. De eIDAS-Verordening is dé Europese maatstaf als het gaat om beveiligde en rechtsgeldige digitale communicatie. Het heeft tot doel het vertrouwen in elektronische transacties binnen de EU te vergroten. De GDPR, in Nederland bekend als de AVG, is impliciet opgenomen in de Verordening.
AVG/ GDPR
De privacy van klanten en gebruikers via de diensten Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen en/of de website www.aangetekendmailen.nl is gegarandeerd volgens de richtlijnen van de AVG/GDPR. Aangetekend B.V. is ‘Privacy Certified’ conform de vereisten die ICTRecht hanteert. De Privacy- en cookieverklaring van Aangetekend B.V. is te vinden op de website. De GDPR, in het Nederlands bekend als de AVG, is impliciet opgenomen in de eerder beschreven eIDAS-Verordening.
Digitale oplossingen voor aantoonbaar en/ of beveiligd mailen
- Aangetekend Mailen – Registered Email:‘‘dienst voor elektronisch aangetekende zending’ conform artikel 43.1 van de eIDAS-Verordening: een dienst die het mogelijk maakt gegevens via elektronische middelen te verzenden en die bewijs verschaft ten aanzien van het hanteren van de verzonden gegevens, met inbegrip van bewijs van het verzenden en ontvangen van de gegevens, en die de verzonden gegevens beschermt tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen;
- Aangetekend Mailen Plus – Registered Email Plusis de ‘gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende zending’, die volledig voldoet aan de in artikel 43.2 en 44 vastgestelde eisen van de eIDAS-Verordening en daarmee een qualified Electronic Registered Delivery Service (qERDS) is.
Deze variant van de reguliere dienst Aangetekend Mailen/ Registered Email bevestigt de identiteit van zender en geadresseerde uitgebreider door middel van bijvoorbeeld 2FA, terwijl de authenticiteit van het bericht uitgebreider gewaarborgd wordt door het gebruik van gekwalificeerde zegels en gekwalificeerde elektronische tijdstempels. - Beveiligd Mailen – Secure Email: ‘dienst voor elektronisch veilige zending’: een dienst die het mogelijk maakt gegevens via elektronische middelen te verzenden die de verzonden gegevens beschermt tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen.
De gebruikers van deze diensten kan onder meer afhankelijk van de gewenste toepassing en de mate van zekerheid versus gebruiksvriendelijkheid een keuze maken welke variant op de (bedrijfs-)processen van toepassing is. Met meer dan 10 jaar ervaring in veilig en aantoonbaar mailen adviseren de specialisten van Aangetekend B.V. u vanzelfsprekend graag.
De schriftelijkheidsvereiste
Aangetekend Mailen/ Registered Email is een dienst voor ‘elektronisch aangetekende zending’ (eIDAS-Verordening) en voldoet aan de zogenaamde schriftelijkheidsvereiste. Deze vereiste uit het Burgerlijk Wetboek, Boek 6, art 227a bestaat uit verschillende elementen. Er zijn vier punten waaraan moet worden voldaan:
- Inhoud raadpleegbaar door partijen
- Authenticiteit van de inhoud gewaarborgd
- Moment van totstandkoming vastgesteld
- Identiteit van partijen voldoende vastgesteld
Deze vereisten zijn onmogelijk in een bestaand email- of postproces en zelfs voor een fysiek aangetekend poststuk geldt dat het alleen aan het 3e punt voldoet. Aangetekend Mailen – Registered Email voldoet op alle onderdelen.
ICTRecht als referentie
Het juridisch adviesbureau ICTRecht, gespecialiseerd in internet, ICT en privacy wet- en regelgeving heeft na een audit de volgende quote gegeven:
“Met behulp van Aangetekend Mailen kan bewijs worden geleverd dat een e-mail met een vast te stellen inhoud op een door een onafhankelijke derde vastgesteld moment is verzonden door een geverifieerde verzender en vervolgens is opgehaald door de ontvanger. Aangetekend Mailen levert onder de besproken omstandigheden voldoende bewijs om te voldoen aan de bewijsopdracht die op een verzender van een e-mail zal rusten in geval van betwisting door een wederpartij”.
De rechtskracht van Aangetekend Mailen
In rechtszaken is volledige en eenduidige bewijsvoering van het grootste belang. Inmiddels is de waarde van digitaal aangeleverde stukken vastgelegd in de wetgeving.
Dat is in de eerder genoemde eIDAS-Verordening, waar staat aangegeven (Artikel 43.1 en 43.2):
Rechtsgevolg van een dienst voor elektronisch aangetekende zending
- Het rechtsgevolg en toelaatbaarheid als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures van gegevens die via een dienst voor elektronisch aangetekende zending verstuurd en ontvangen worden, mogen niet worden ontkend louter op grond van het feit dat de dienst elektronisch is of niet aan de eisen voor de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende zending voldoet.
- Voor gegevens die via een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende zending worden verstuurd en ontvangen, geldt het vermoeden van integriteit van de gegevens, van de verzending van die gegevens door de geïdentificeerde afzender, van de ontvangst daarvan door de geïdentificeerde geadresseerde, en van de nauwkeurigheid van de datum en het tijdstip van verzending en van ontvangst, zoals aangegeven door de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende zending.
Vanaf 1 januari 2021 geldt het ‘Besluit elektronisch procederen’ (Bep). Het Bep maakt het de komende jaren steeds meer mogelijk om in civiele en bestuursrechtelijke procedures papierloos te gaan procederen. De werking van het Bep zal naar verwachting in de komende jaren nog een groter bereik binnen de rechtspraak krijgen.
De NEN-norm NTA7516 en de eerder geschorste ontwikkeling van de NTA7530 zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking tussen NEN, IVO Rechtspraak, gebruikers en leveranciers waarvan Aangetekend B.V. er een is. Een norm of standaard is evenwel slechts een document met door belanghebbenden erkende afspraken, specificaties en criteria over – in dit geval – een dienst. Zo’n norm wordt vastgelegd door een consortium van organisaties of door een nationale standaardisatieorganisatie, in dit geval de NEN.
De norm over aantoonbaar mailen in de rechtspraak wordt weliswaar gebaseerd op de eIDAS-Verordening, maar voldoet daarmee als set van afspraken nog niet aan de strenge eisen van een Verordening. De NTA7516 of andere normen en/of technische afspraken zullen dan ook niet de hoogste juridische kwalificatie hebben die nodig is om te voldoen aan de eIDAS-Verordening.
Rechtspraak is niet alleen gestoeld op nationale en internationale wet- en regelgeving, maar wordt ook aangevuld door jurisprudentie. Voor wat betreft dat laatste heeft Aangetekend Mailen inmiddels haar waarde bewezen in een aantal rechtszaken.
Zie bijvoorbeeld:
Security
Alle procedures binnen Aangetekend B.V. zijn gericht op de beveiliging van het emailverkeer, mede om daarmee de juridische waarde te waarborgen. De belangrijkste security maatregelen worden kort beschreven in het tabblad Security op de website.
