Camelot over de toepassing Aangetekend Mailen in het Members Magazine
Het traditionele gezin; vader, moeder, twee kinderen, rijtjeswoning en een hond is al lang niet meer het meest voorkomende huishouden. Er is een steeds grotere groep op de woningmarkt die een hoge mate van flexibiliteit zoekt.
Kunstenaars op zoek naar een atelier op een inspirerende plek, studenten die een jaar in het buitenland studeren, arbeidsmigranten die seizoenswerk doen, gescheiden mannen die snel op zoek zijn naar een flatje, starters met een eigen bedrijf, jongeren op zoek naar een eerste woning. Een lange lijst van vraag uit de markt waar de corporaties met jarenlange wachtlijsten geen antwoord op hebben. Ruim honderdduizend Nederlanders wonen en werken inmiddels in tijdelijk leegstaand vastgoed. Sommige als ‘antikraak’ bewoner, anderen met een tijdelijk huurcontract.
“Het is precies deze vraag naar tijdelijke contractvormen, die een enorm beroep doet op onze automatiseringsprocessen”, aldus Peter Habraken, CFO van leegstandbeheerder Camelot Europe uit Eindhoven. Het bedrijf beheert ruim 5.000 projecten in binnen- en buitenland. Leegstaande kloosters en kastelen, ongebruikte kantoren, verlaten scholen, een hele luchtmachtbasis en zelfs een failliet pretpark. “Al dit ongebruikt vastgoed vormt voor de eigenaar een risico. Denk aan kraak, vandalisme, diefstal en verval. Anderzijds is er bij veel mensen belangstelling voor de avontuurlijke woonvormen die dit soort gebouwen kunnen bieden”, stelt Habraken.
Via de website cameloteurope.com reageren dagelijks honderden belangstellenden op het actueel aanbod van die dag. Gemiddeld zijn er zo’n 250 projecten beschikbaar in de zes landen, met ongeveer 1.000 vrije plekken voor woonruimte, atelier, kamer of startende bedrijfjes. Als er een pand bij zit dat u bevalt, kunt u direct reageren en u aanmelden. Soms kunt u binnen 48 uur al de sleutel in ontvangst nemen. “Je kunt je voorstellen dat er via onze kantoren wekelijks een grote stroom contracten te verwerken valt. Niet alleen de huurcontracten, maar ook ener- gie, gas, licht, water, internet. Wekelijks verwerken wij tienduizenden betalingen en worden honderden contracten gesloten of aangepast.”
Vandaar dat het bedrijf vorig jaar koos voor de diensten van Aangetekend Mailen®. “De innovatieve oplossing van dit bedrijf bespaart ons veel handmatig werk en zorgt ervoor dat de stroom informatie grotendeels geautomatiseerd afgehandeld kan worden. Los van het feit dat wij daar als bedrijf van profiteren door bijvoorbeeld lagere portokosten, is het vooral prettig voor onze klanten. Allereerst is het feit dat Aangetekend Mailen® beide partijen juridische zekerheid biedt. Het systeem registreert en bevestigt rechtsgeldig dat een contract is ontvangen. Dit betekent dat onze bewoners bijna alles digitaal thuis regelen en af zijn van een stapel papierwerk. Van het melden van een storing tot het afsluiten van een verzekering. Ander voordeel is de transparantie, het hele bedrijfsproces is online zichtbaar en te volgen. Alle partijen hebben tegelijkertijd toegang tot de relevante informatie, dat voorkomt veel misverstanden en verbetert de communicatie. Aangetekend Mailen® is efficiënt, transparant, klantvriendelijk en juridisch zeker”, zo vat Habraken samen.
‘Flexibilisering van de woonmarkt vraagt om innovatieve duurzame automatiseringsoplossingen.’
Peter Habraken: ”Om met een paar dure management termen te gooien: we kiezen als bedrijf voor ‘customer intimacy’ en ‘operational excellence’. In gewoon Nederlands betekent het dat we de klant centraal zetten en altijd proberen te kijken waar het beter kan of slimmer. Als het dan ook nog duurzaam is en meehelpt bij het maatschappelijk verantwoord ondernemen, is de aanpak geslaagd. Met die strategie realiseren wij een voorsprong op onze concurrenten en zijn we de afgelopen jaren hard gegroeid.”
De volgende stap die Camelot heeft gezet is de invoering van de digitale handtekening. “Het proces om dit in zes landen in Europa in te kunnen voeren heeft bijna twee jaar gekost. Vandaar dat we nu wel heel trots zijn dat we deze maand de eerste digitale handtekening hebben kunnen zetten. Bewoner Adam Smit in kantoor Eindhoven was de gelukkige die met het plaatsen van een digitale handtekening op de speciaal daarvoor gebouwde pad, in één keer al zijn contracten voor zijn nieuwe woning kon regelen. “Vroeger moest je een hele stapel papier uitprinten, een paraaf zetten op elke pagina en vervolgens alles weer inscannen en opslaan in het systeem. Die hele procedure is teruggebracht van twintig minuten naar twee.”
U merkt pas het effect als u terugkijkt hoe het een paar jaar geleden ging en dat vergelijkt met nu. Vroeger was er veel papierwerk en gedoe op kantoor, tegenwoordig gaat alles via internet en regelt de klant het bij wijze van spreken op zijn mobiele telefoon. Een flinke verandering, waar innovatie van automatiseringswerk de belangrijkste winst heeft opgeleverd.
Voor bewoner Adam lijkt het allemaal vanzelfsprekend: “Ik zag op de website van Camelot een plek in een leeg verzorgingstehuis, op vijf minuten fietsen van mijn werk in Breda. Dat is een enorm verschil met de anderhalf uur die ik nu elke dag in de trein zit naar het huis van mijn ouders. Ik ga vanuit hier verder zoeken naar een permanente woning, maar nu ik hier woon zal dat vast makkelijker lukken. Ik zag mijn woning vijf dagen geleden op de website van Camelot en nu zit ik hier en neem de sleutel mee. Via Aangetekend Mailen® kreeg ik alle papieren binnen en nu zet ik hier digitaal een handtekening, cool toch?
