Martijn Groot Kormelink is advocaat, mediator en partner bij Vallei Advocaten & Mediators. Vallei Advocaten & Mediators werkt met BaseNet, een softwaresysteem voor advocatenkantoren, dat een brede range aan oplossingen biedt: van digitaal ondertekenen tot betalen via iDeal en van online dossiers tot Aangetekend Mailen. In deze blog vertelt Martijn waarom hij en zijn collega’s zo enthousiast zijn over Aangetekend Mailen.

Zekerheid

Wij maken bij Vallei Advocaten & Mediators al een aantal jaren gebruik van de software van BaseNet. Enige tijd geleden heeft BaseNet Aangetekend Mailen in zijn dienstenpakket opgenomen. Voor die tijd werkten wij met de traditionele aangetekende post via het postkantoor. De digitale dienst variant van Aangetekend Mailen brengt voor ons enorm veel voordelen met zich mee. Het is niet alleen snel, veilig en heel efficiënt, we kunnen ook onze klanten direct laten zien hoe de communicatiestroom verloopt. We merken dat onze klanten dat erg op prijs stellen. Ze loggen in op ons klantenportaal en zien meteen de hele routing die een Aangetekende Mail heeft afgelegd. Zo kunnen ze direct zien of en wanneer de wederpartij een bericht heeft ontvangen en gelezen. Dat geeft zekerheid.

Bewijs direct in handen

Als je een poststuk per fysieke aangetekende post verstuurt, duurt het om te beginnen lang voor de postbode het poststuk aflevert, en eer hij of zij het afleverbewijs heeft geüpload, ben je zo een aantal dagen verder. Nu hebben we het bewijs direct in handen op het moment dat iemand een bericht ophaalt. Maar ook als ze dat niet doen, kunnen wij zien dat het bericht – nog – niet geopend of zelfs geweigerd is. Daarmee hebben we ook bij een rechtbank iets in handen. Natuurlijk is ook de fysieke aangetekende post van waarde, maar dat is inmiddels wel een beetje achterhaald, als we kijken naar snelheid en transparantie.

Data veilig om de hoek

Onlangs stond er een stuk in Quote, over hackers die de mailboxen van twee Nederlandse advocatenkantoren hebben gekraakt. Je reinste nachtmerrie! Dat zal ons met Aangetekend Mailen niet gebeuren. Al onze gegevens zijn veilig bij het Nederlandse BIT ondergebracht, een zakelijke internetserviceprovider, gespecialiseerd in virtualisatie, colocatie, internetverbindingen, managed hosting en outsourcing. Alle diensten van BIT zijn gecertificeerd volgens ISO 27001 en NEN 7510. Toevallig staan de servers hemelsbreed tweehonderd meter bij ons vandaan. Elke ochtend als ik naar kantoor ga, rijd ik erlangs. Ik weet dat onze data daar veilig zijn, maar zo kan ik het ook met eigen ogen zien.

Waarde in de rechtbank

Ook in procedures merken we dat rechters de waarde van Aangetekend Mailen inzien. Laatst had ik een procedure waarbij een werkgever iemand op staande voet had moeten ontslaan. Dankzij Aangetekend Mailen is er geen enkele ruimte voor discussie. De rechter zei: ‘Ik zie dat u de Aangetekende Mail op die datum op dat tijdstip heeft opgehaald, u bent dus bekend met de inhoud.’ Dat was vroeger met de ‘gewone’ aangetekende post ook wel zo, maar dat was toch veel meer houtje-touwtje. Ik kan niet anders zeggen dan dat wij heel enthousiast zijn. En, nog veel belangrijker, we krijgen positieve terugkoppeling van onze klanten. Daar doen we het voor.

Meer weten?

Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee. Meer weten over Vallei Advocaten & Mediators? Check dan hun website.