In deze blog spreekt Philip Voogt, mede-oprichter van Aangetekend B.V., met Benjamin Alkemade, salesdirector bij Twikey. Zij belichten hoe legaltech- en fintech-bedrijven elkaar in de wereld van vandaag de dag kunnen versterken en de ideale propositie zijn de vele bedrijven die de digitale transformatie doormaken.
Eenvoudig, efficiënt, veilig en rechtsgeldig
Twikey is als het meest complete betaalplatform van Nederland dé fintech-oplossing voor betaallinken en het afsluiten van SEPA-machtigingen. Het afsluiten van automatische incasso’s is op papier niet alleen een draak van een proces, maar ook nog eens heel foutgevoelig. Twikey heeft dit proces geautomatiseerd en zo een manier ontwikkeld om automatische incasso’s eenvoudig, efficiënt, veilig en rechtsgeldig op te zetten en te beheren in een interface die compatibel is met de meeste grootbanken en softwareleveranciers. Veel bedrijven geven dit proces onvoldoende aandacht met alle risico’s van dien.
Order-to-cash geautomatiseerd
Philip: ‘Wij hebben veel klanten die onze dienst gebruiken bij het ondertekenen van contracten. Dan is het heel logisch om direct na het ondertekenen het proces van de automatische incasso in gang te zetten. Om dat rechtsgeldig te laten verlopen hebben wij bewust voor de techniek van Twikey gekozen. Door de ondertekenaar of de persoon die binnen een organisatie verantwoordelijk is te vragen een automatische incasso af te geven, wordt het onboardingproces én het hele order-to-cashproces geautomatiseerd.’
Storneringsperiode van nul dagen
‘Binnen de markt maken veel partijen nog gebruik van het zogenaamde internetvinkje’, vult Benjamin aan. ‘Het idee daarbij is dat een klant door een vinkje te zetten akkoord gaat met automatische incasso. Deze methode is echter niet rechtsgeldig. Het vinkje werd door veel bedrijven gebruikt in de periode dat er nog geen oplossing was om online een incassomachtiging af te geven. De storneringsperiode van 13 maanden werd door de incassant geaccepteerd. Aan de bankzijde werd dit gedoogd. Jaar op jaar ziet men het aantal storneringen in verband met het ontbreken van een incassomachtiging oplopen terwijl er inmiddels een rechtsgeldig alternatief. Hiermee kunnen we de storneringsperiode met 11 maanden terugdringen naar acht weken. Voor de zakelijke markt hebben we ook een oplossing om binnen een minuut een B2B-machtiging af te sluiten en te registeren bij de bank. Iets wat op papier vaak enkele weken in beslag neemt. De storneringsperiode als er eenmaal succesvol is afgeschreven is bij bedrijven 0 dagen. Dat is voor veel bedrijven heel belangrijk.’
LeasePlan
‘Een mooie case is LeasePlan’, geeft Philip als voorbeeld. ‘Diende voorheen iemand bij deze leasemaatschappij een aanvraag in voor een auto, dan werd het contract toegestuurd. Dat moest uitgeprint, ondertekend, ingescand, en retour gezonden. Dat proces hebben wij met Digitale Handtekening al kunnen digitaliseren. Identificatie vindt plaats via iDIN, de veilige en vertrouwde inlogmethode van de eigen bank. Zo weet je zeker dat aan de juridische waarborg wordt voldaan. Zodra de handtekening is gezet wordt voor de betaling automatisch het SEPA-proces van Twikey aangeroepen. De klant heeft vervolgens de keus dat via e-mail af te handelen of dat rechtstreeks in de online flow te doen, afhankelijk van wie de handtekening onder het contract heeft gezet. Dan heeft LeasePlan, bij zakelijke klanten, geen risico meer op storneringen en de volledige zekerheid dat ze, zonder iemand te hebben gezien en zonder enige handmatige handeling, een klant hebben kunnen onboarden. Zo kunnen ze in alle vertrouwen een auto de deur uit laten rijden.’
Van twee maanden naar twee minuten
Benjamin: ‘Zo’n B2B-machtiging voldoet aan een aantal bepaalde vormeisen. Zo moet zo’n machtiging daadwerkelijk bij de bank van de debiteur geregistreerd worden, anders mislukt de incasso. In het proces zoals wij dat voor bijvoorbeeld LeasePlan regelen, maar ook voor klanten zoals Total met de brandstofpas, is dat volledig digitaal, binnen een minuut is zo’n zakelijke machtiging geregistreerd bij de bank van de debiteur. Zou dat niet digitaal gebeuren, is dat een papieren proces waarbij bij de bank van de debiteur handmatig een machtiging moet worden overgenomen in de systemen, daar ontvang je geen bevestiging van, het is foutgevoelig, en daarnaast is het ook iets dat klanten voor zich uitschuiven. Voor de uitbraak van het coronavirus duurde het proces al zo’n twee weken tot twee maanden, laat staan nu de bezetting bij de banken laag is. Dat proces hebben wij nu teruggebracht naar nog geen twee minuten.’
Twee werelden komen samen
Philip: ‘Legaltech en fintech zijn populaire termen. Ze zijn niet onlosmakelijk met elkaar verbonden, en benaderen de markt vanuit verschillende perspectieven, maar hangen vaak wel nauw samen. Door de opkomst van bijvoorbeeld smart contracts is er steeds meer behoefte om financiële verplichtingen eenvoudig, efficiënt, veilig en rechtsgeldig af te handelen. Andersom geldt hetzelfde. Als je via een fintech-oplossing een klant hebt binnengehaald en een afspraak wordt niet nagekomen, dan kun je een legaltech-oplossing inzetten om die klant aan zijn verplichtingen te houden. Door die oplossingen te integreren, zien wij steeds meer toepassingen, niet alleen zoals in het voorbeeld van LeasePlan, maar bijvoorbeeld ook voor het uitleveren van brandstofpassen, of wanneer er betaalafspraken gemaakt moeten worden voor een incassozaak. Zo sluiten die twee werelden naadloos op elkaar aan.
One-stop-shop-oplossing
‘Naast dat wij als Twikey de SEPA-mandaten regelen, doen wij ook daadwerkelijk de transactieverwerking. Dat proces van automatische incasso’s is ook niet altijd succesvol, en daarin is de toegevoegde waarde van Aangetekend Mailen heel duidelijk. Daarmee geven we klanten extra attentiewaarde en kunnen we eenvoudig herinneringen sturen. Daarnaast zien we ook dat partijen steeds meer op zoek zijn naar one-stop-shop-oplossingen in plaats van verschillende oplossingen bij verschillende partijen af te nemen. Wij zien dan ook echt de toegevoegde waarde van het aanbieden van een gecombineerde oplossing.’
Meer weten?
Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee. Meer weten over Twikey? Check dan hun website.
