Uit onderzoek door organisatieadviesbureau McKinsey blijkt dat de uitbraak van het coronavirus de digitale transformatie versneld heeft met zeven jaar. Maar hoe ga je om met het ondertekenen van documenten in een gedigitaliseerde samenleving? In deze blog vertellen we je hoe je dat veilig en rechtsgeldig doet.
Digitalisering omarmd
Zowel consumenten als bedrijven hebben digitalisering omarmd en ruim 60 procent van de mensen verwacht dat deze verschuivingen in klantgedrag en -behoeften definitief zijn. Maar zo nu en dan moet er toch echt een document ondertekend worden. Uitprinten, ondertekenen, inscannen en terugsturen, per mail of met de fysieke post, dat is niet echt de meest efficiënte werkwijze, zeker niet wanneer je gewend bent om vanuit huis te werken. Gelukkig is er ook een manier om digitaal slim, veilig en rechtsgeldig documenten te ondertekenen!
Handtekening met de muis niet veilig
Met een muis een handtekening zetten in een digitaal vakje, dat is niet die slimme en veilige oplossing. Integendeel, deze methode is flink fout- en fraudegevoelig, zeker als er geen extra identificatiemaatregelen zijn getroffen of om extra authenticatie wordt gevraagd. Je kan zo’n krabbel niet alleen heel eenvoudig kopiëren en in een ander document plakken, het kan ook heel simpel vervalst worden. Immers, heb je zelf weleens een goed gelijkende handtekening weten te fabriceren met je muis? Wij niet. En geloof ons, we hebben geoefend.
Digitale vingerafdruk
De Nederlandse en Europese wetgeving kent, als het gaat om digitale handtekeningen, drie niveaus van betrouwbaarheid: de gewone digitale handtekening, de geavanceerde digitale handtekening en de gekwalificeerde digitale handtekening. Het tweede niveau van betrouwbaarheid is de geavanceerde elektronische handtekening. Deze is vergelijkbaar met wat we de ‘natte krabbel’ noemen. In 99 procent van de gevallen – denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten en lease- en huurovereenkomsten – is dit niveau afdoende. De digitale handtekening van Aangetekend Mailen wordt ‘over’ het document gezet. Dat betekent dat er een echtheidskenmerk – de hashcode – aan het getekende document wordt toegevoegd. Dankzij deze digitale vingerafdruk kan er achteraf geen discussie ontstaan over de inhoud van het getekende document. Met onze digitale handtekening voldoen wij aan het tweede niveau van betrouwbaarheid: de geavanceerde elektronische handtekening. Bang dat je handtekening niet wordt geaccepteerd? Dankzij de eIDAS-verordering kun je er gerust op zijn dat een digitale handtekening die aan de genoemde niveaus van betrouwbaarheid voldoen, rechtsgeldig is in alle lidstaten van de Europese Unie.
Automatiseer het hele order-to-cash-proces met de SEPA-functie
Gebruik je onze digitale handtekening voor contracten met terugkerende omzetten, zoals een lease- of huurovereenkomst, dan kun je daarna direct een SEPA-machtiging aanroepen voor het verkrijgen van de automatische incasso. Met deze geïntegreerde SEPA-koppeling kun je dit proces zowel voor je eigen organisatie als voor de (potentiële) klant zonder gedoe en op de juiste manier afronden. Heeft de klant niet op tijd de incassomachtiging afgegeven? Geen probleem, het systeem zorgt voor een automatische opvolging zodat je er geen omkijken meer naar hebt.
Extra zekerheid
Wil je zeker weten dat degene die achter het mailadres en de digitale handtekening schuilgaat ook de persoon is die jij denkt dat het is, maak dan gebruik van extra identificatiemiddelen zoals iDIN, itsme, of andere (Europese) identificatiemiddelen. Wij krijgen realtime aan de hand van deze platformen de gewenste data terug en geven dit mee op het biljet wat tot stand komt, zodat jij zeker weet wie de digitale handtekening heeft gezet.
Meer weten?
Meer lezen of zelf proberen? Dat kan hier. Benieuwd wat onze digitale postbodes voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
