Vrijwel iedereen heeft weleens te maken gehad met de inefficiëntie van een ondertekenproces, zelfs als dat digitaal verloopt. Als ontvanger moet je het document uitprinten, ondertekenen en weer terug zien te sturen. Dat gebeurt dan vaak per post of per mail – al dan niet aangetekend – maar ook via Whatsapp of Messenger. Als zender moet je goed bijhouden wie welk document getekend en geretourneerd heeft. Bovendien is de kans dat zo’n digitale handtekening lijkt op de officiële ‘natte krabbel’ van de afzender vrij klein. Weet je wel echt zeker dat de ondertekenaar daadwerkelijk is wie hij lijkt te zijn? Dat kan een stuk makkelijker.
Onderscheidend
Exact deze inefficiëntie was voor ons de reden om de Digitale Handtekening als optie aan te gaan bieden binnen het proces, naast het beveiligd en rechtsgeldig versturen van documenten. Zijn we daarmee uniek? Nee. Zij we daarmee onderscheidend? Jazeker. Veel oplossingen laten een ontvanger met de muis een handtekening zetten in het beroemde vakje. Onze digitale handtekening komt over het document, zodat er achteraf geen discussie kan ontstaan over de inhoud van het getekende document.
Digitale natte krabbel
De wetgeving digitale handtekening in Nederland en Europa kent drie niveaus van betrouwbaarheid: de gewone digitale handtekening, de geavanceerde digitale handtekening en de gekwalificeerde digitale handtekening. Met onze digitale handtekening voldoen wij aan het tweede niveau van betrouwbaarheid: de geavanceerde elektronische handtekening. Dit is te vergelijken met de zogenaamde ‘natte krabbel’ en voldoet in 99 procent van de gevallen, zoals bijvoorbeeld bij arbeidsovereenkomsten, lease- en huurovereenkomsten. Waar de gewone elektronische handtekening heel weinig zekerheid geeft, ligt de gekwalificeerde handtekening juist aan de andere kant van het spectrum: het is de hoogst haalbare handtekening die je slechts maar in een paar gevallen zet, bijvoorbeeld bij het kopen van een huis aan tafel bij de notaris.
Goede combinatie van juridische rechtsgeldigheid en efficiency
Wij hebben bewust niet gekozen voor de gewone digitale handtekening, maar voor de geavanceerde, omdat dit beter past bij onze qTSP-status. Zo kan deze handtekening ook voor juridische zaken ingezet worden zonder de efficiency uit het oog te verliezen. Het is ook precies die combinatie van juridische rechtsgeldigheid en efficiency waarom bijvoorbeeld leasemaatschappijen en banken de digitale handtekening inzetten. Zo maakte een van Nederlands grotere leasemaatschappijen voorheen gebruik van de gewone digitale handtekening voor het orderproces. Met die krabbel op een computerschermpje kun je natuurlijk nooit aantonen dat de ondertekenaar is wie hij of zij beweert te zijn. Op die manier hebben zij ooit een rechtszaak verloren en dat was een van de aanleidingen om over te stappen naar onze dienst. Wij zorgen dat er, conform de wet, met een geavanceerde handtekening vastgelegd wordt wie wat wanneer met wie is overeengekomen.
Extra online identificatie met iDIN
Optioneel kun je de digitale handtekening voorzien van iDIN, een online tool waarmee de ondertekenaar zich aan de hand van bankgegevens identificeert. Deze extra identificatie zorgt ervoor dat je extra zekerheid hebt over de identiteit van de ondertekenaar. Zo weet je zeker dat de handtekening door de juiste persoon is gezet.
Meer weten?
Meer lezen of zelf proberen? Dat kan hier. Benieuwd wat onze digitale postbodes voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
