Aangetekend Mailen
Net zo makkelijk als het versturen van een e-mail
Het is een cliché, maar de digitalisering gaat steeds sneller. Je boekt je reis waarschijnlijk online. Houdt de actualiteit en ontwikkelingen bij via één van de vele nieuwssites. Hebt contact met je collega’s via WhatsApp en Microsoft Teams. Verstuurt facturen in pdf via de e-mail en doet je bankzaken (deels) via je smartphone. We kunnen er niet meer omheen. Het is heel gewoon geworden.
Inhoud
Documenten met belangrijkere inhoud
Maar bij het versturen van documenten met een belangrijkere inhoud, zijn we voorzichtiger. Waarom voelt het alsof we bij het ondertekenen van een contract of het versturen van een prolongatie- of stuitingsbrief dat digitaal ineens moeilijk en ingewikkeld is. Dat komt door de talloze normeringen, verordeningen en wettelijke regels. Uiteraard moet én wil je ook voldoen aan alle juridische – en veiligheidsmaatregelen. Maar als dagelijkse gebruiker moet het digitaal versturen van deze documenten, zoals bijvoorbeeld een 2e aanmaning, stuitingsbrief of contract, wel gebruiksvriendelijk zijn.
Bewijslast, ontvangsttheorie en rechtsgeldigheid
Bij het versturen van een document met een belangrijkere inhoud, heb je vast vragen over de juridische zekerheid. Hoe is de identiteit van de ontvanger en authenticiteit van het document aan te tonen? In juridische termen spreekt men dan over de ontvangsttheorie. En hoe is de rechtsgeldigheid bij het digitaal ondertekenen van een contract geregeld? Hoe weet je zeker dat de juiste persoon de overeenkomst bekrachtigt? In de digitale wereld zijn dit terechte vragen en klinkt het erg ingewikkeld.
Voordelen van digitale communicatie
De meeste mensen zijn bekend geraakt met de digitale communicatie. Ze vinden het makkelijk en hebben hier zelfs een duidelijke voorkeur voor. De verzender speelt hier graag op in. Niet alleen uit het oogpunt van klantvriendelijkheid, maar ook de snelheid van verzenden, de opvolging en het kosten-, milieuaspect zien zij als voordelen. Cijfers van het CBS tonen dan ook aan dat minder dan 20% van de bedrijven in Nederland vandaag de dag nog via de traditionele manier hun documenten op papier via de post verzenden.
Privacywetgeving en mogelijke schade voor uw organisatie
En dan is er ook nog een privacywetgeving, waarbij persoonlijke gegevens beschermd moeten worden. Het niet hebben én bewaken van de juiste processen die een datalek voorkomen, kan grote schade voor je organisatie tot gevolg hebben. Niet alleen in financiële zin door een geldelijke boete, maar ook in het imago door slechte publiciteit. De oplossing is gelukkig makkelijk te gebruiken.
Belangrijkheid van Secure Communication neemt fors toe
Niet geheel verrassend blijkt dan ook uit onafhankelijk onderzoek van Mordor Intelligence dat de omzet in de “Global Messaging Security Market” in de komende vijf jaar zal verviervoudigen. Deze studie toont aan dat de belangrijkheid van de veiligheid van deze zogenaamde “secure communicatie”, voor documenten die ertoe doen, enorm toeneemt. Hierbij kun je denken aan o.a. aangetekende zendingen, communicatie waarbij de data goed beschermd moet worden, een document ondertekend wordt en de identiteit van de partijen vastgelegd moeten worden.
eIDAS verordening
Aangetekend B.V. is het enige Nederlandse bedrijf dat de Europees gekwalificeerde vertrouwensdienst voor ERDS (Electronic Registered Delivery Service – dienst voor elektronisch aangetekende bezorging) levert. Met de inzet van Aangetekend Mailen wordt de inhoud van het document geborgd, is absoluut duidelijk wie de afzender is en wie de ontvanger en wordt elke fase van het verzend- en ontvangstproces vastgelegd. Bij de gekwalificeerde versie wordt de authenticiteit van zowel de verzender als de ontvanger zorgvuldig gecontroleerd.
Als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (Qualified Trust Service Provider) heeft Aangetekend B.V. met de diensten Aangetekend Mailen en Aangetekend Mailen Plus in ieder Europees land dezelfde status als lokale postbedrijven.
Meer regels hoeft niet altijd ingewikkelder te zijn
Gelukkig hoeft dit niet ingewikkeld te zijn en kan het wel makkelijk. Zo hebben de Europese Commissie en lokale beleidsmakers hier duidelijke verordeningen en regelingen voor opgesteld. Uiteraard moeten providers van dit soort oplossingen gecertificeerd zijn en voldoen aan de hoogste normen.
Gekwalificeerde dienstverlener
Aangetekend BV uit Utrecht is de enige volledig Nederlandse provider die eIDAS is gekwalificeerd en beschikt over de juiste Europese certificeringen. Met het ontwikkelen van diensten als Beveiligd Mailen, Aangetekend Mailen, Digitaal Ondertekenen en Large File Transfer kunt u vanuit uw Outlook (365) of direct vanuit uw business systeem, eenvoudig belangrijke documenten verzenden. Dit is net zo makkelijk als het verzenden van een gewone e-mail. Op de achtergrond wordt elke e-mail beveiligd en als het nodig is rechtsgeldig verzonden. Daarnaast zijn er diverse koppelingen mogelijk met externe diensten om te kunnen identificeren, direct te kunnen betalen en zijn er integraties met diverse business systemen.
Verstuur uw belangrijke documenten net zo makkelijk als een email
Ontdek hoe makkelijk het is om digitaal, beveiligd en rechtsgeldig documenten te versturen. Vraag onze brochure op, download onze white paper hieronder of vraag om een demo van een van onze experts.
Meer weten?
Zo zijn er nog veel meer voordelen van het digitaliseren van je processen. Meer weten? Download dan hier ons whitepaper! Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
Andere artikelen
Ontdek alles over
veilig communiceren
bij Aangetekend
Benieuwd naar onze digitale, beveiligde en rechtsgeldige oplossingen? In onze Academy vind je niet alleen algemene brochures, whitepapers en gidsen, maar ook sector-specifieke documenten voor o.a. juridische sector, zorg, overheid en credit management. Download eenvoudig de informatie die je nodig hebt en leer hoe onze oplossingen net zo makkelijk werken als het versturen van een e-mail. Klik op de afbeelding of onderstaande knop en krijg direct toegang tot de documenten.
Digitaal. Beveiligd. Rechtsgeldig.
Aangetekend Mailen
Verstuur documenten met dezelfde juridische waarde als een fysiek aangetekende brief, supersnel en 24/7 te volgen.
Beveiligd Mailen
Bescherm privacygevoelige informatie tegen datalekken, eenvoudig en instelbaar naar geldende sectoreisen.
Digitaal Ondertekenen
Onderteken belangrijke digitale documenten, rechtsgeldig met verschillende authenticatie mogelijkheden.
Grote Bestanden Versturen
Deel snel en veilig grote bestanden, gemakkelijk gecombineerd met onze andere vertrouwensdiensten.
