De klant
Jumbo Supermarkten is in korte tijd ontwikkeld van een regionale supermarkt tot een grote landelijke speler. De laatste jaren is het bedrijf – onder meer door de overnames van Super de Boer en C1000 – stormachtig gegroeid van 120 naar bijna 600 winkels met in totaal 60.000 medewerkers. Niet alleen in het land, maar ook op het hoofdkantoor gebeurt er altijd veel. Het bedrijf organiseert zich zo ‘lean and mean’ mogelijk en zoekt voortdurend naar slimme vernieuwingen.
De vraag
Jumbo verstuurt regelmatig aangetekende post, onder meer HR correspondentie of juridische documenten. Behalve kostbaar is dat ook arbeidsintensief en traag. Er verstrijken soms enkele dagen voordat zo’n juridische beslissing heen en terug is gestuurd. Pas daarna kunnen de betreffende medewerker en HR-medewerker het dossier afsluiten. Jumbo zocht een snellere en meer efficiënte manier van aangetekende post versturen.
De aanpak
De software ‘Aangetekend Mailen’ van Aangetekend Mailen is toegevoegd aan het e-mailpakket van Jumbo. Het is volledig geïntegreerd: in het eigen vertrouwde programma staat een extra knop waarmee de verzender de e-mail aangetekend verstuurt. Die e-mail wordt vervolgens verstuurd via een speciaal gereserveerde Aangetekend Mailen-server die voldoet aan juridische regelgeving en de ISO27001-normering.
Het resultaat
Jumbo verstuurt brieven en juridische documenten via Aangetekend Mailen, zonder tussenkomst van printer of postbode. Dat bespaart papier, geld en kostbare tijd. Binnen 1 dag kunnen alle juridische papieren al in orde zijn. Zo kunnen medewerkers, filiaalmanagers en HR-medewerkers het dossier direct afronden.
Na de overnames van Super de Boer en C1000, rondde Jumbo in 2015 de grootste ombouwoperatie ooit af. Alle winkels zijn opnieuw ingericht, het personeel is getraind en alle bedrijfsprocessen zijn aangepast naar Jumbo-standaarden. Dit moment is gelijk aangegrepen om ook de werkprocessen te moderniseren. Zo is Het Nieuwe Werken ingevoerd en werken alle medewerkers nu op een (flex)werkplek. Ook staat de organisatie open voor andere – nieuwe – manieren om werkprocessen efficiënter te organiseren. Bijvoorbeeld voor aangetekende post.
Geert van Heijnsbergen is manager facilitaire zaken bij Jumbo. Hij vertelt waarom de traditionele aangetekende post niet goed meer past bij Jumbo. En over de ingebruikname van
Aangetekend Mailen.
Hoe gebruiken jullie aangetekende post?
‘Jumbo verstuurt veel aangetekende post, omdat we daarmee aantoonbaar voldoen aan onze juridische verplichtingen. Maar we zijn geen fan van het proces. Het is kostbaar, tijdverslindend en omslachtig. En niet meer van deze tijd. Onze kassières en vakkenvullers zijn tieners die zijn opgegroeid met een smartphone. Zij krijgen zelden post, ze zijn gewend uitsluitend digitaal te communiceren. Dus toen KPN mij vertelde over Aangetekend Mailen – ik wist niet dat het bestond – was ik er direct van gecharmeerd. Het past bij ons.’ Jullie hadden interesse.
Wat zijn dan ‘de next steps’?
‘De potentiële winst van Aangetekend Mailen lag vooral bij Human Resources. Daar maken ze veel gebruik van aangetekende post voor onder meer juridische communicatie en waarschuwingsbrieven. Die content is ook geschikt voor e-mail, en bovendien lag de werkdruk op de afdeling hoog.’
Aangetekend Mailen is een slimme toepassing van techniek, bedacht door een stel whizzkids. Het is eenvoudig in gebruik en maakt het werk aanzienlijk makkelijker, goedkopen en effectiever. – Geert van Heijsbergen, manager facilitaire zaken bij Jumbo Supermarkten
Verloop
‘We begonnen met een pilot bij 2 enthousiaste HR-collega’s, om zo te ervaren hoe Aangetekend Mailen werkte in de praktijk. Aangetekend Mailen maakte de software snel beschikbaar. Het downloaden en installeren deden de medewerkers zelfstandig. De software voegde aan ons reguliere e-mailprogramma een extra knop toe, die de verzender eenvoudig kan aanvinken om een e-mail aangetekend te versturen. Aangetekend Mailen gaf nog een korte uitleg op de werkplek, maar de werking lag zo voor de hand dat uitleg overbodig bleek. Wel fungeerde dat moment als het officieuze startschot om aangetekende post voortaan per e-mail te versturen. Zo gezegd, zo gedaan. Binnen de kortste keren gebruikten de pilot-medewerkers Aangetekend Mailen alsof het nooit anders is geweest. Dus hebben we het – na een evaluatie en enkele modificaties – uitgerold bij de andere HR-collega’s.’
Hoe werkt het precies?
‘Zodra de verzender een e-mail aangetekend verstuurt, gaat er vanaf een beveiligde server een e-mail naar de geadresseerde waarin wordt aangekondigd dat er een poststuk voor hem klaarstaat. De ontvanger kan deze weigeren of accepteren, dat is een van de juridische eisen aan aangetekende post. Ook wordt voldaan aan alle andere juridische eisen. De identiteit van de afzender en geadresseerde worden gecontroleerd, en het moment van contact geregistreerd, wat door een derde kan worden gecontroleerd. Dat hele proces gebeurt volledig geautomatiseerd. Er komt geen postbode aan te pas.’
Wat bepaalde voor jullie het succes?
‘Het gebruiksgemak is absoluut de grootste succesfactor. Maar wat ook bijdraagt zijn de gebruikscijfers. We kunnen zien of de post de geadresseerde heeft bereikt, en of hij het heeft
geopend. Dat konden we eerder niet. We zagen bijvoorbeeld dat een poststuk met het onderwerp ontslag niet werd geopend. Ook al voldeden we volledig aan onze juridische
verplichtingen, zelfs zonder dat het poststuk werd geopend, we wilden toch weten waarom niet. We vinden het namelijk belangrijk dat de ontvanger de informatie toch leest. Dus
besloten we de titel te veranderen in dossier x. Dat werd wel geopend. Zo hebben we niet alleen een efficiënter werkproces, maar verbetert onze communicatie ook nog eens inhoudelijk.’
Meer informatie?
Net zoals Jumbo Aangetekend Mailen gebruiken?
U kunt hier het verhaal van jumbo downloaden
