Wat is beveiligd mailen?

Bij het dagelijks verzenden en ontvangen van de veelal grote hoeveelheid mails, staan we niet altijd stil bij alle maatregelen die genomen (moeten) worden om deze vorm van communicatie beveiligd te laten verlopen. Laat staan dat wij de tijd nemen om na te denken over het verschil tussen beveiligd mailen en veilig mailen. In deze notitie wordt ingegaan op dit verschil. Daarna beantwoorden we de vraag waarom en wanneer beveiligd mailen van het hoogste belang is. Tot slot kijken we naar de meer praktische vraag over hoe een beveiligde mail verzonden kan worden.

Over veilig en beveiligd mailen

Het verschil tussen veilig en beveiligd mailen kan het beste worden geduid aan de hand van het verschil tussen ‘safety’ en ‘security’. Bij safety gaat het vooral om zaken die men zelf in de hand heeft om problemen te voorkomen, terwijl security gericht is op het voorkomen van schade door moedwillig handelen door anderen. Vergelijk het gebruik van de autogordel (safety/veiligheid) en het automatisch vergrendelen van de autodeuren tijdens het rijden (security/beveiliging). Toegepast op mailverkeer gaat het bijvoorbeeld om zorgvuldigheid bij het gebruik van de juiste emailadressen, het benutten van betrouwbare WiFi, voorzichtig te zijn met het gebruik van een device op openbare plaatsen (zoals gevaar van ‘shoulder surfing’) en het volgen van de privacyregels vanuit de GDPR/AVG. Security richt zich op het moedwillig handelen van anderen om schade aan te brengen. Het hacken van mailboxen bijvoorbeeld of het verzenden van phishingmails uit naam van andermans e-mailadres. In het spraakgebruik worden de termen veilig en beveiligd mailen vaak door elkaar heen gebruikt. In feite is het doel hetzelfde: het gaat om de uitwisseling van data zonder het gevaar dat informatie in de verkeerde handen kan vallen en daardoor kan leiden tot misbruik of oneigenlijk gebruik.

Waarom beveiligd mailen?

De meeste content van het mailverkeer bevat informatie waarbij het op zijn minst vervelend kan worden genoemd als die ter kennisname komt bij anderen dan waarvoor de mail bestemd is. Maar zeker bij communicatie bij B2B of B2C kan dit leiden tot zeer ongewenste situaties uit het oogpunt van privacy of bedrijfsvertrouwelijke gegevens. Net als voorheen bij fysieke post hebben wij met mailverkeer het doel om uitsluitend degenen te bereiken aan wie de informatie is gericht. En daarnaast is het van belang dat de content tijdens de transitie van zender naar ontvanger niet per ongeluk of moedwillig wordt gewijzigd. Zelfs kleine wijzigingen kunnen immers grote, ongewenste gevolgen hebben. Voor de meeste verzenders van mails is beveiligd mailen om deze twee redenen dan ook een absolute vereiste.

Wanneer beveiligd mailen?

Uitgaande van de twee belangrijkste eisen die kunnen worden gesteld aan communicatie per mail, de beoogde ontvanger(s) is of zijn uitsluitend degenen die de mail in ontvangst mogen nemen en daarnaast dat de content op geen enkele wijze kan worden gewijzigd, komt vrijwel al het mailverkeer voor zakelijke toepassingen in aanmerking voor beveiligd mailen.

Hoe kan ik beveiligd mailen?

Om mail beveiligd te kunnen versturen, heeft u een betrouwbare provider nodig. Die garandeert dat alle waarborgen worden genomen om het mailverkeer te laten voldoen aan de meest stringente eisen van beveiliging. Een provider die state-of-the-art beveiligingstechnieken hanteert. Die zich bovendien voortdurend laat auditen op de zware eisen die daaraan worden gesteld (ISO27001 en eIDAS).  Door bijvoorbeeld pentesten die bewijzen dat de beveiliging op orde is. En een provider die gebruik maakt van een zwaar beveiligd datacenter op Nederlands grondgebied. Zo wordt u volledig ontzorgd bij het beveiligd mailen.

Aangetekend Mailen zorgt voor beveiligd mailen

Zo’n provider is Aangetekend B.V., dat een Europese Trusted Service Provider is. Tezamen met strategische partners brengen wij in Nederland en diverse Europese landen de dienst Aangetekend Mailen op de markt. Met deze dienst kunnen onze afnemers bestanden beveiligd en rechtsgeldig verzenden. De ontvanger hoeft geen speciale maatregelen te nemen om de mail te kunnen openen. Geen ‘mijn omgevingen’ of andere portal-eisen. Wij leveren dienst in twee varianten: Aangetekend Mailen en Aangetekend Mailen Plus. De laatste versie is eIDAS-gekwalificeerd waarbij onder meer de identificatie van zowel de zender als de ontvanger een belangrijk aspect is.
Wij leveren aan een veelheid aan organisaties zowel in de private als de publieke sector: corporates, MKB-bedrijven, ministeries, zorgorganisaties et cetera. Voor hen regelen wij de digitale postverzorging. Vraag een adviesgesprek aan met een van onze experts of bekijk de tarieven.

Onze missie is: Beveiligd en indien nodig rechtsgeldig verzenden van documenten.