De automotive-sector kent de nodige uitdagingen. Niet alleen is er sprake van een grote push richting elektrisch rijden, maar ook autonoom rijden en autodelen is in opkomst. Daarnaast neemt digitalisering een vlucht en is de doelgroep gewend om alles online te regelen. Van een goede maaltijd tot een nieuwe koelkast en van de wekelijkse boodschappen tot een nieuwe de nieuwste tablet. Zie die marktontwikkeling maar eens te vertalen naar de leasebranche, waar de gevolgschade een stuk groter is dan voor een online witgoedzaak of kledingwinkel. Aangetekend Mailen helpt je een eind op weg. We noemen vijf voordelen.
1. Creditmanagementproces
Door Aangetekend Mailen in te zetten, wordt het creditmanagement een stuk gestroomlijnder. Zo kun je eenvoudig herinneringen versturen, van de eerste herinnering tot aan de zogenaamde WIK-brief, de wettelijk verplichte laatste herinnering. Het is niet verplicht deze WIK-brief aangetekend te versturen. In verband met de veertiendagentermijn ben je echter wel verplicht om deze brief aantoonbaar bij de debiteur onder de aandacht te brengen. Dat krijg je met een normale e-mail of brief niet voor elkaar. Kun je dat niet aantonen, kan de rechter de buitengerechtelijke kosten afwijzen. Een aangetekende zending wordt wel voorgeschreven door Keurmerk Private Lease (artikel 22 van de algemene voorwaarden) bij het versturen van een beslaglegging. Met Aangetekend Mailen hou je volledig grip op klant en debiteur én voldoe je aan de gestelde wet- en regelgeving, zonder dat het je extra tijd en geld kost.
In de praktijk
That’s Lease gebruikt sinds 2021 Aangetekend Mailen in hun creditmanagementproces. Herman Brinkman, financieel directeur bij That’s Lease: ‘De korte communicatielijnen die wij hebben met onze klanten maken dat zelf heel succesvol zijn in het creditmanagementproces. Ondanks dat is het helaas soms toch noodzakelijk om wat zakelijker en formeler te worden. De reguliere tools, zoals een e-mail met leesbevestiging leidt lang niet altijd tot het gewenste effect. Precies daar is de toepassing van Aangetekend Mailen van grote toegevoegde waarde gebleken. Er is een aantoonbaar verschil in de reacties van klanten op deze vorm van aanschrijven ten opzichte van de traditionele manier. Het kunnen volgen van de status van de Aangetekende Mail en het feit dat een Aangetekende Mail juridisch is geaccepteerd als digitale vervanging van aangetekende post maakt deze oplossing tot een succes.’
2. Koppeling met bestaande softwarepakketten
In de leasebranche komen diverse softwarepakketten voor die het creditmanagement- of contractproces ondersteunen. Voor de meest voorkomende pakketten hebben wij de inzet van Aangetekend Mailen zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Zo is Aangetekend Mailen naadloos te integreren met pakketten als Twikey, Payt en Onguard, Mail to Pay, Collect Online, S4Dunning, maar ook met andere al dan niet branchespecifieke pakketten. Verder zien we dat er graag en veelvuldig gebruik wordt gemaakt van de mailintegratie voor de overige communicatie met klanten. Behalve naadloze software-integraties die handmatige processen automatiseren, verzorgen we ook workflow-integraties die precies aansluiten op jullie wensen. Geautomatiseerd versturen en opvolgen? Geen probleem!
3. Automatisering order-to-cashproces
Het minimaliseren van de openstaande facturen begint vaak bij de onboarding van nieuwe klanten. In dat proces hebben wij samen met Twikey een volledig onboardingproces ontwikkeld. Dat begint bij het ondertekenen van contracten. De – rechtsgeldige – digitale handtekening is heel eenvoudig gezet. Is de handtekening eenmaal verkregen, kan direct het proces om een rechtsgeldige automatische incasso te verkrijgen in gang worden gezet. Zo wordt het onboardingproces én het hele order-to-cashproces – inclusief identificatie – geautomatiseerd en heb je er geen omkijken meer naar. Op die manier krijg je meer grip op het verkoopproces en een verhoogde conversie op de automatische incasso, met minder risico op stornering.
4. Kortere doorlooptijd
Omdat er veel minder tijd zit tussen actie en reactie, verloopt het proces veel sneller dan het fysieke proces. PostNL bezorgt je fysieke brieven binnen Nederland – afhankelijk van de opgegeven voorkeur – binnen 24, 48 of 72 uur, maar doet dat alleen van dinsdag tot en met zaterdag. Als het om aangetekende poststukken gaat, moet je minimaal vijf en soms wel veertien dagen wachten voor je weet of iets is aangekomen of niet. Door voor Aangetekend Mailen te kiezen, heb je direct resultaat en kun je je auto’s veel eerder uitleveren en factureren. Zelfs al was voorheen het order-to-cash-proces geen fysiek aangetekend proces, omdat Aangetekend Mailen zorgt voor een kortere doorlooptijd en een rechtsgeldige digitale handtekening met iDIN, kiezen veel leasemaatschappijen nu voor deze manier van afhandelen. Zo hoeft de toekomstige klant of gebruiker niets meer te printen, ondertekenen, inscannen en retour te sturen. Ook in je eigen proces hoeft er niemand meer fysiek een offerte in te kloppen.
5. Reductie foutgevoeligheid
Een B2B-machtiging binnen de leasewereld moet voldoen aan een aantal eisen. Als zo’n machtiging niet goed is geregistreerd bij de bank van de debiteur, mislukt de incasso of kan de debiteur tot 13 maanden na afgifte de incasso nog intrekken.Door het proces op de juiste manier te digitaliseren is zo’n zakelijke machtiging binnen een minuut geregistreerd bij de bank en kan deze tot maar maximaal zes weken na afgifte worden gestorneerd. Het papieren proces is niet alleen vele malen trager, het is ook veel foutgevoeliger.
Meer weten?
Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
