Als creditmanager kun je bij de uitvoering van je taken diverse instrumenten inzetten om zo efficiënt mogelijk je doelstellingen te halen. Door je creditmanagementproces te automatiseren, werk je sneller, klantvriendelijker en heb je meer inzicht. In deze blog delen we vier voordelen van digitaal boven papier.
1 Attentiewaarde
Voorgaande punten gingen vooral over het juridische aspect. Een belangrijk voordeel dat we niet mogen vergeten, is de attentiewaarde. Aan jou als debiteurbeheerder of creditmanager de schone taak om zoveel mogelijk facturen op tijd betaald te krijgen. In alle facetten van de ‘factuurreis’ wil je de attentiewaarde verhogen zonder te hoeven inboeten op de juridische waarde. Argumenten als: ‘Ik heb niets ontvangen’ werken alleen maar vertragend. Dan moet je zien aan te tonen dat dat niet klopt, liefst zonder de klantrelatie te verliezen. Een papieren proces geeft je weinig tot geen tools in handen om dat proces goed op te volgen. Met Aangetekend Mailen heb je die tools wel in handen. Bovendien blijkt dat er sneller wordt betaald en dat de conversie hoger is dan per post of gewone e-mail.
2 Voldoen aan wet- en regelgeving
Door gebruik te maken van Aangetekend Mailen voldoe je – onder de paraplu van de eIDAS-verordening – aan een aantal belangrijke wet- en regelgevingen dat voor elke creditmanager van belang is, zoals de AVG, de ontvangsttheorie en de schriftelijkheidsvereiste. Veel stukken die gestuurd worden zijn privacygevoelig.
3 Zorgplicht
In het kader van de Wet op het financieel toezicht heb je de plicht om de communicatie met cliënten zodanig uit te voeren dat 100 procent zeker is dat zij die op de juiste wijze ontvangen. Ook dan is Aangetekend Mailen het middel bij uitstek om aan deze vereiste te voldoen.
4 Dossieropbouw
Natuurlijk kun je een aanmaning per post of gewone e-mail sturen. Het nadeel is dat je dan helemaal niets weet, je verzamelt geen data. Als je met een trackingpixel werkt, weet je wel iets, maar dat is niet rechtsgeldig. Met Aangetekend Mailen heb je wel beschikking over data. Je hebt de beschikking over een – rechtsgeldig – biljet, dat de status van een zending real-time weergeeft. Zo weet je altijd precies wie, wanneer waarover heeft gecommuniceerd, wanneer de berichten zijn gezien en door wie. Deze gegevens kun je tot maar liefst zeven jaar na zending terughalen. Zoals Sander Kamstra, directeur van Payt, zegt: ‘Wat er ook gebeurt, het argument ‘ik wist er niet van’ is bij ons géén argument, dankzij Aangetekend Mailen.’
Door op deze manier gegevens te verzamelen, leer je ook precies wat werkt en wat niet. Daar kun je je bedrijfsprocessen vervolgens weer op aanpassen.
Meer weten?
Zo zijn er nog veel meer voordelen van het digitaliseren van je processen. Meer weten? Download dan hier ons whitepaper! Benieuwd hoe Aangetekend Mailen een rol in jouw organisatie kan spelen? Geïnteresseerd in een samenwerking? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee.
