De klant
Alektum Incasso is een Zweeds familiebedrijf met vestigingen in 16 landen in Europa, waaronder Nederland. Het bedrijf telt ruim 500 medewerkers. Onder het motto ‘Get your money back. And the customer’ zetten zij zich dagelijks in om geld te incasseren voor bedrijven met grote debiteurenportefeuilles, zonder afbreuk te doen aan de relatie met de klant.
De vraag
In de bedrijfsprocessen van Alektum speelt juridische en administratieve correspondentie, zoals aanmaningen, een belangrijke rol. Voor het versturen van aangetekende e-mails wilde het incassobureau een dienst die voldoet aan de Europese regelgeving en die bovendien een eigen server biedt voor aangetekend mailen.
De aanpak
Met Aangetekend Mailen biedt Aangetekend BV, Alektum een dienst die voldoet aan de Europese regelgeving en die bovendien klantvriendelijk is. Zo heeft de dienst standaard een weigerknop, waarmee de ontvanger de aangetekende e-mail kan weigeren. Voor veel Europese landen is dit een wettelijke verplichting. Zo ook in Frankrijk, waar Alektum een vestiging heeft. De dienst wordt geleverd op een eigen Aangetekend Mailen-server en voldoet aan de ISO27001-normering.
Het resultaat
Aangetekend Mailen was binnen 1 maand operationeel binnen het bedrijfsproces van Alektum Nederland. Er gaan nu maandelijks duizenden aangetekende e-mails de deur uit. De dienst wordt ook ingezet in Frankrijk en voldoet volledig aan de daar geldende regelgeving. Voor ontvangers is Aangetekend Mailen mét weigerknop net wat minder confronterend.
Bij de werkzaamheden van Alektum komt veel juridische en administratieve correspondentie kijken, zoals aanmaningen. Veel van deze stukken worden aan de deur bezorgd. Een dure en foutgevoelige exercitie die de ontvangers vaak een ongemakkelijk gevoel bezorgt. Met Aangetekend Mailen komt hierin verandering. Ron Muller, de CEO van Alektum Nederland, vertelt over zijn keuze voor Aangetekend Mailen.
Waarom is Aangetekend Mailen zo belangrijk voor jullie?
‘In onze business is aangetekende post aan de orde van de dag. Maar de verwerking van traditionele poststukken kost nog altijd veel tijd en geld en brengt foutgevoelige, handmatige handelingen met zich mee. Bij ontvangers zorgt het traditionele postproces bovendien voor vertraging in de afhandeling, vooral omdat zij gewend zijn aan het gemak van digitale diensten. Daarom gingen we twee jaar geleden in zee met een Amerikaanse partij voor het verzenden van aangetekende e-mails. Maar deze dienst voldeed niet aan de Europese regelgeving en bood geen aparte server.’
Dus switchten jullie naar Aangetekend Mailen van Aangetekend BV?
‘Klopt. Aangetekend BV is een betrouwbare Nederlandse partij. Alleen dát is voor veel van onze Europese klanten al een geruststelling. De dienst krijgen we op een eigen Aangetekend Mailen-server, beheerd en beveiligd door Aangetekend BV in een van de datacenters in Nederland. Bovendien biedt Aangetekend BV meer functionaliteiten dan de Amerikaanse partij waarmee we samenwerkten. Zo bood Aangetekend BV een extra beveiliging. Namelijk een ingebouwde weigerknop waarmee ontvangers de aangetekende mail kunnen weigeren.
Net zoals je bij de postbode aan de deur het aangetekende poststuk kunt weigeren door niet te tekenen. In sommige landen waar Alektum gevestigd is, bijvoorbeeld Frankrijk, is de mogelijkheid om aangetekende post te kunnen weigeren een wettelijke verplichting.’
‘We maken het incassoproces efficiënter en denken mee over klantbehoud’
Maar jullie klanten willen toch vooral dat er wél getekend wordt voor ontvangst?
‘Ja, maar onze klanten willen ook, ondanks eventuele betalingsproblematiek, een goede relatie behouden met hun klant. Wij realiseren ons namelijk hoeveel geld het kost om een nieuwe klant te werven. Wij willen hen ondersteunen bij hun klantbehoud. Dat doen we bijvoorbeeld met bedankbrieven na een volledige betaling of upsales om klanten weer te reactiveren. Maar ook met Aangetekend Mailen helpen we ze om het incassoproces klantvriendelijker te maken.’
Klantvriendelijke incasso, bestaat dat?
‘Jazeker. Als het om incasso’s gaat vinden mensen het vaak wat confronterend om daarover gebeld te worden. Of om een postbode aan de deur te krijgen bij wie ze direct moeten tekenen voor ontvangst. Met een aangetekende mail die de mogelijkheid biedt om het te weigeren, voel je je als ontvanger wat minder onder druk gezet. Tegelijkertijd heeft de aangetekende e-mail dezelfde juridische status als een fysiek aangetekend poststuk. Zolang het maar aan de voorwaarden voldoet: de authenticiteit van de inhoud en de identiteit van de verzender en de ontvanger moeten voldoende zijn vastgesteld. Het moment van totstandkoming moet zijn geregistreerd en de inhoud moet raadpleegbaar zijn door een derde, onafhankelijke partij. Standaardontvangstbevestigingen in e-mailprogramma’s voldoen daar niet aan. Aangetekend Mailen wél.’
Hoe werkt Aangetekend Mailen dan precies?
Eerst gaat er via de beveiligde servers een e-mail naar de ontvanger waarin het aangetekende stuk wordt aangekondigd. Hierbij kunnen we onze taalkeuze aangeven: Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans. Aangetekend BV zorgt voor de versleuteling van de inhoud: er wordt een vingerafdruk – of hash codering – van gemaakt die minimaal 7 jaar wordt bewaard en geverifieerd kan worden door partijen. Aangetekend BV volgt de e-mail tijdens het hele proces en registreert wat de ontvanger met de e-mail doet. De ontvanger kan aangeven of hij het stuk wil ontvangen of weigeren. Als de ontvanger de e-mail accepteert, volgt een paar seconden later de aangetekende e-mail. Als de ontvanger weigert, dan wordt het verzendproces beëindigd en krijgt de verzender hier realtime een statusupdate van. Als een ontvanger bewust de keuze maakt om niets te doen met de aangetekende e-mail, krijgt hij deze gedurende 10 dagen een aantal keer een herinnering aangeboden. Zo voldoet de verzender aan de ‘ontvangsttheorie’. Hij kan namelijk aantonen er alles aan gedaan te hebben om de vordering ter kennisgeving te hebben aangeboden.’
Wat zijn de ervaringen tot nu toe?
‘Goed. We waren binnen 1 maand operationeel en sindsdien versturen we duizenden aangetekende e-mails. Dat betekent een enorme besparing op post, want voor een fysiek aangetekend poststuk betaal je tegenwoordig 7,95 euro.
De cijfers
Alektum Incasso heeft vestigingen in 14 Europese landen met in totaal 400 medewerkers. Maandelijks stuurt Alektum duizenden aangetekende mails. Binnen 1 maand was Aangetekend Mailen van Aangetekend BV operationeel.
‘Dankzij de weigerknop heeft Aangetekend Mailen dezelfde juridische status als een fysiek (aangetekend) poststuk’
Meer informatie?
Net zoals Alektum Aangetekend Mailen gebruiken?
Zou u deze casus graag nog eens nalezen? Download onze Aangetekend Mailen voor Alektum Incasso.
